Processanalys

En process syftar till återkommande och sammanlänkande aktiviteter inom en organisation eller ett företag vars syfte är att tillfredsställa kunders behov. En processanalys i sin tur är en analys med syfte att kartlägga, mäta och utvärdera den här processen, oftast utifrån tre olika egenskaper.

De tre olika egenskaperna

Effektivitet – men gör en analys över hur snabbt och effektivt processen går från start till mål. Finns det några flaskhalsar som gör processen ineffektiv och på så vis blir olönsamma och kostsamma för organisationen?

Ändamålsenlighet – går processen verkligen till på det sättet som är mest ändamålsenligt med slutprodukten? Fyller processen den funktionen den bör göra för att tillfredsställa kundens behov?

Flexibilitet – Klarar processen av att uppfylla olika behov och kommer den att kunna tillfredsställa kunden allt eftersom att kundens behov förändras?

Hur en processanalys går till

En organisation kan antingen anlita någon utomstående att genomföra en processanalys eller så har man egna analytiker som genom för den. Processanalysen går ut på att samla in information om alla olika transaktioner som skett, som till exempel ordrar och sedan koppla samma dessa med tidsstämplar som genererats av systemen så att man får en visuell bild av processflödet samt att man gör flödet mätbart. Den här informationen kommer sedan att kompletteras med annan data så som kunder och olika organisationsenheter som har varit en del av flödet och inblandade i transaktionen. På så vis kommer processen att kunna brytas ner, jämföras och mätas mellan olika enheter, kundgrupper etc.

Varför en organisation bör göra en processanalys

Den viktigaste anledningen till att göra en processanalys är helt enkelt för att kunna göra organisationen så effektiv och lönsam som möjligt. Man vill upptäcka faktorer som sätter käppar i hjulet för att kunna eliminera dessa faktorer och få en bättre process och därmed också en bättre lönsamhet.