Hur man gör en spendanalys i Excel

Spendanalys är metodiken att samla in, klassificera, rengöra, analysera och kategorisera utgiftsdata i syfte att minska driftskostnaderna, förbättra produktiviteten, effektivisera systemen och följa reglerna. Det är ett viktigt steg i den övergripande processen för förvaltning eftersom det underlättar bättre beslutsfattande avseende framtida inköp. För att genomföra en effektiv spendanalys finns det ett antal steg som måste följas.

Det första steget i spendanalysen innebär att fastställa klassificeringsstandarder. För ändamålet behöver spendera data som ska kategoriseras efter fyra olika perspektiv: inköp som görs direkt av kunderna själva, inköp som görs av leverantörerna för återförsäljare och leverantörernas kanalförsäljning. Baserat på dessa klassificeringar sorteras utgiftsdata ut i användbara kategorier. Direkta inköp delas vidare upp i direkta och indirekta utgifter, medan kanalförsäljningen delas upp i försäljningar, franchise, direkta och indirekta partners och sammanslagna direkta och indirekta partner. Efter kategoriseringen behöver data analyseras för att identifiera de leverantörer som tillhandahåller tjänster som uppfyller dessa fyra kriterier, samt andra leverantörer som kan erbjuda tjänster som uppfyller andra kriterier.

Nästa steg i processen är analys av data från varje aspekt av företaget som i slutändan kommer att påverka resultat spend analys. Datakällor omfattar interna dokument, spendera data som tillhandahålls av leverantörerna, leverantör, kunder, leverantörernas rapporter, intervjuer, undersökningar och webbanvändning. Alla dessa data måste analyseras för att komma med en användbar rapport. Man bör vara noga med att inte begränsa analysen till bara ett område, eftersom den stora variation av affärsområden som finns kan faktiskt komplicera processen och ge ogiltiga resultat. Så det första steget i spendanalys är att genomföra en omfattande översyn av alla områden som kommer att påverka mål kostnadsminskning av ett företag.

Nästa steg i analysera data och komma med den användbara spendanalys rapporten är att kategorisera leverantörerna under olika rubriker. Var och en av de leverantörer som nämns i föregående steg måste vara representerade i listan. Då företagen, tillsammans med sina leverantörer, måste analyseras för att komma in i spendanalys gap som måste stängas, för att ge företaget önskat resultat. Om man inte kan minska de återstående luckorna kommer företagets utgifter fortfarande att överstiga budgeterat och detta måste åtgärdas så snart som möjligt.

Att använda excel för att genomföra Spendanalysen är ett sätt att effektivt analysera data, särskilt om man inte har tillgång till andra verktyg som PCTF. Excel är ett kraftfullt verktyg som gör det möjligt för enkel sortering och filtrering av data för att fokusera på områden av Utgiftsanalys som är av stor betydelse för att identifiera områden av möjligheter för att spara kostnader. Excel-arbetsboken kan också användas för att jämföra mellan leverantörer för identifiering av affärsmöjligheter i varje område. Detta är ett annat område där FORMATEN VAMT+ kan användas för jämförelse av leverantörskostnader.

Det tredje steget är att komma igång genom att öppna en arbetsbok med spendanalys. Excel-filen ska uppdateras så att den senaste gången processen genomfördes, bör data från det sista steget jämföras. Nästa företaget ska köra VAMT för att få rapporten genereras. Företaget kan använda VAMT+ för att komma igång med att jämföra leverantörskostnader över olika tidsramar.